Całość zagadnień związanych z postępowaniem z dokumentacją w jednostce organizacyjnej powinny normować przepisy kancelaryjno-archiwalne zatwierdzone przez dyrektora właściwego archiwum państwowego. Tworzą je:
- instrukcja kancelaryjna;
- jednolity rzeczowy wykaz akt;
- instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego/składnicy akt.