Klauzula informacyjna dla pracowników.
W związku z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Tekst mający znaczenie dla EOG) Archiwum Państwowe w Suwałkach informuje:
Administrator Danych Osobowych.
Administratorem Państwa danych osobowych jest Dyrektor Archiwum Państwowego w Suwałkach z siedzibą w Suwałkach, ul. T. Kościuszki 69, 16-400 Suwałki (dalej jako Archiwum).
Dane kontaktowe IOD.
Możecie Państwo skontaktować się z Archiwum oraz pełniącą funkcję Inspektora Ochrony Danych Michałem Kłoczko w następujący sposób:
listownie na adres: Archiwum Państwowe w Suwałkach, ul. T. Kościuszki 69, 16-400 Suwałki
za pośrednictwem poczty e-mail: iod@suwalki.ap.gov.pl
Cele przetwarzania danych osobowych pracowników i podstawa przetwarzania ich danych osobowych.
Państwa dane osobowe przetwarzane są ze względu na realizację umowy, która wiąże Państwa z Archiwum. Jest to podstawa prawna wynikająca z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Wykorzystując tę podstawę prawną przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji przedmiotu umowy pomiędzy pracownikiem a Archiwum jako pracodawcą.
Dane osobowe przetwarzane w powyższych celach przetwarzane są przez Archiwum przez okres zatrudnienia, czas wynikający z przepisów prawa w zakresie prawa pracy i prawa podatkowego oraz systemu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, innych obowiązujących przepisów (np. PFRON) oraz czas wynikający z ochrony przed roszczeniami lub ich dochodzeniem oraz obowiązkami archiwizacyjnymi.
Ponadto, Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Archiwum ze względu na mające zastosowanie wymagania prawne, do których przestrzegania zobligowane jest Archiwum i są przetwarzane przez okres wynikający z przepisów prawa. To inna podstawa prawna określona w art. 6. ust. 1 lit c RODO oraz w ustawie Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., Ustawie o służbie cywilnej z dnia 21 listopada 2008 r., Ustawie o pracownikach urzędów państwowych z dnia 16 września 1982r, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r., ustawie o zasadach zarządzania mieniem państwowym z dnia 16 grudnia 2016 r.
Przetwarzamy Państwa dane ze względu na wymagania prawne w celu realizacji umowy o pracę, w tym między innymi rozliczeń i wypłaty wynagrodzeń.
Państwa dane są także przetwarzane ze względu na tzw. prawnie uzasadniony interes realizowany przez Archiwum. Jest to podstawa prawna określona w art. 6 ust. 1 lit f RODO. Cele, o których mowa dotyczą w szczególności:
- zapewnienie komunikacji wewnątrz Archiwum;
- zarządzania personelem, rejestrowania czasu pracy;
- organizacji wyjazdów służbowych (w tym wyjazdów zagranicznych), zakupu biletów, organizacji pobytu, uzyskiwania pozwoleń i wiz;
- wydawania pełnomocnictw do reprezentowania Archiwum;
- organizacji szkoleń wewnętrznych oraz zewnętrznych;
- umożliwienia realizacji płatności służbowymi kartami płatniczymi;
- realizacji działań audytowych i kontrolnych;
- zapewnienia bezpieczeństwa systemów IT wykorzystywanych w Archiwum poprzez filtrowanie i monitorowanie przeglądanych treści przez użytkowników.
Dane osobowe wykorzystywane w powyższych celach są przetwarzane przez Archiwum przez okres współpracy lub czas wynikający z ochrony przed roszczeniami oraz zgodnie z przepisami prawa.
Odbiorcy danych osobowych.
Dane osobowe pracowników mogą zostać przekazane innym podmiotom, z którymi współpracuje Archiwum lub organizacjom do tego uprawnionym. W szczególności może dotyczyć to dostawców systemów informatycznych, kancelarii prawnych, firm doradczych i audytowych, firm realizujących szkolenia oraz wyjazdy służbowe, dostawcom usług zewnętrznych (np. w zakresie ubezpieczeń komercyjnych i benefitów takich jak karty sportowe, medyczne), a także firm wspierających Archiwum w obszarze BHP. W przypadku organizacji wyjazdów zagranicznych, dane osobowe mogą zostać udostępnione upoważnionym podmiotom zlokalizowanym poza obszarem UE i EOG. Przekazanie danych osobowych pracowników podmiotom zewnętrznym odbywa się wyłącznie w niezbędnym zakresie na podstawie zawartych umów zapewniających bezpieczeństwo danych.
Państwa prawa.
Jako pracownik posiadacie Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu. Posiadacie Państw również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych gdy uznacie, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018, poz. 1000).
Przekazywanie danych poza obszar EOG oraz do organizacji międzynarodowych.
Państwa dane zasadniczo nie są przekazywane poza obszar EOG oraz do organizacji międzynarodowych. W wypadku gdyby do takiego przekazania doszło, zostanie ono dokonane w sposób zgodny z przepisami oraz zapewniający najwyższy możliwy poziom zabezpieczenia Państwa danych.
Informacje o źródle danych i dobrowolność ich podania.
Podanie przez Państwa danych osobowych zbieranych w opisywanych powyżej celach jest warunkiem zawarcia umowy o pracę i realizacji współpracy z Archiwum. Zakres danych w wielu przypadkach warunkowany jest przepisami prawa nakładanymi na Archiwum. Jesteś więc zobowiązany do ich podania, a konsekwencją nie podania tych danych będzie brak możliwości współpracy z Archiwum.
